Fiche de production : gagner 30 minutes chaque matin

Qu'est-ce qu'une fiche de production ?

La fiche de production, aussi appelee recap de production, est le document que chaque boulanger ou patissier consulte en arrivant au labo le matin. Elle indique exactement ce qu'il faut produire pour la journee : combien de baguettes tradition, combien de croissants, combien de tartes aux pommes.

En boulangerie artisanale, cette fiche est le point de depart de la journee. Sans elle, c'est le flou. Avec elle, chaque membre de l'equipe sait exactement quoi faire.

La methode manuelle : le comptage du matin

Comment ca se passe aujourd'hui

Dans la plupart des boulangeries, la fiche de production est creee manuellement. Le patron ou le chef de production reprend le carnet de commandes, puis compte ligne par ligne :

• "Dupont : 2 baguettes tradition, 1 pain de campagne"
• "Martin : 5 baguettes tradition, 2 pains complets"
• "Restaurant Le Jardin : 20 baguettes tradition, 5 pains de campagne"

Au bout de 15 a 20 commandes, le comptage donne : 27 baguettes tradition, 6 pains de campagne, 2 pains complets. Ce travail prend facilement 20 a 30 minutes chaque matin.

Les limites du comptage manuel

C'est long. 30 minutes chaque matin, c'est du temps pris sur la production elle-meme.

C'est source d'erreurs. Une ligne oubliee, un chiffre mal additionne, et la production est faussee. Il manque des produits en fin de matinee, ou il y a du surplus.

C'est difficile avec les formats. En patisserie, un meme produit peut etre commande en entier, en 6 parts, en 8 parts ou en 10 parts. Compter manuellement combien d'entiers il faut produire en tenant compte des differents formats est un casse-tete.

La fiche de production automatique

Le principe

Avec un logiciel de gestion des commandes comme CommandesDuJour, la fiche de production est generee automatiquement. L'application additionne toutes les commandes pour une date donnee et produit un recapitulatif clair.

Vous ouvrez l'application, vous selectionnez la date, et vous avez immediatement :

• La liste de tous les produits a produire
• Les quantites exactes
• Le detail par format si necessaire

Le calcul des formats

C'est la ou un logiciel fait vraiment la difference. Prenons l'exemple d'une tarte aux pommes. Pour la journee, vous avez :

• 3 commandes de tartes entieres (8 parts)
• 2 commandes de 6 parts
• 1 commande de 4 parts

Le logiciel calcule automatiquement qu'il vous faut produire 5 tartes entieres (3 entieres + 12 parts soit 1,5 tarte + 4 parts soit 0,5 tarte = 5 tartes). Plus besoin de faire le calcul de tete.

L'export PDF pour le labo

Une fois la fiche de production generee, vous pouvez l'exporter en PDF. Imprimez-la et affichez-la en labo pour que toute l'equipe ait la reference sous les yeux. Certains boulangers la glissent aussi dans un protege-document transparent pour la proteger de la farine.

Mise en place en 3 etapes

1. Configurez vos produits et formats

Dans CommandesDuJour, ajoutez vos produits avec les differents formats disponibles. Par exemple, pour un gateau :

• Entier (8 parts)
• 6 parts
• 10 parts
• A la part

2. Prenez vos commandes dans l'application

Au fur et a mesure que les commandes arrivent (par telephone, en boutique, ou par message), saisissez-les dans l'application. Chaque vendeur peut le faire depuis son telephone.

3. Consultez le recap chaque matin

Le lendemain matin, ouvrez CommandesDuJour, allez sur la fiche de production du jour, et tout est la. Exportez en PDF si besoin.

Ce que ca change au quotidien

Pour le patron

Plus besoin d'arriver 30 minutes plus tot pour compter les commandes. La fiche est prete automatiquement. Vous pouvez meme la consulter la veille au soir pour anticiper les preparations.

Pour l'equipe en labo

Un document clair, lisible, sans ratures ni corrections. Chaque produit, chaque quantite est affichee proprement. Plus de doute sur ce qu'il faut produire.

Pour les vendeurs en boutique

Ils savent exactement quels produits sont commandes et a quel nom. Quand un client vient chercher sa commande, tout est pret et identifie.

L'impact sur les erreurs de production

Les erreurs de comptage manuel sont plus frequentes qu'on ne le pense. Un boulanger qui traite 30 commandes par jour a de grandes chances de se tromper au moins une fois par semaine. Ces erreurs ont un cout :

• Produit manquant : un client mecontent, une vente perdue
• Surproduction : du gaspillage, une perte seche

En automatisant la fiche de production, ces erreurs disparaissent. Le calcul est toujours juste, et la fiche est toujours a jour.

Un investissement minimal pour un gain maximal

La fiche de production automatique est probablement le gain le plus immediat et le plus concret quand on passe au digital. Meme si vous n'utilisez rien d'autre, rien que le fait de ne plus compter manuellement les commandes vaut le changement.

Avec CommandesDuJour, cette fonctionnalite est disponible des le plan gratuit. En 10 minutes, vous pouvez creer votre catalogue de produits et commencer a prendre des commandes. Des le lendemain matin, votre fiche de production sera prete automatiquement.

Et si vous gerez aussi des evenements en tant que traiteur, le recap de production par evenement est un outil encore plus precieux.